API Livret Numérique et Calcul des ETP

Déployée progressivement sur l’ensemble du territoire, l’API du Livret Numérique s’inscrit dans le dispositif national Rendez-vous Permis, piloté par la Direction de la Sécurité Routière (DSR). Elle permet aux auto-écoles de transmettre de manière automatisée et sécurisée les heures de formation réalisées par leurs élèves. Ces données sont utilisées par l’administration afin d’assurer un calcul fiable, homogène et équitable des Équivalents Temps Plein (ETP), déterminants pour l’attribution des places d’examen.

Le calcul des ETP est effectué automatiquement entre le 24 et le 25 de chaque mois. Lorsque cette période coïncide avec un jour férié, le calcul est effectué la nuit précédente.
La période de référence est de trois mois glissants, identique pour les catégories A et B. Les ETP sont calculés exclusivement à partir des heures effectivement réalisées et réglementairement éligibles, conformément aux règles définies par la DSR.

• l’évaluation de départ ;
• les leçons théoriques dispensées par un formateur ;
• les rendez-vous pédagogiques ;
• les leçons pratiques (véhicule, moto ou simulateur) ;
• les leçons en autonomie sur simulateur, lorsqu’elles sont autorisées ;
• l’accompagnement à l’examen

Catégories B et B1 :

• 1h de leçon théorique = 1h comptabilisée, quel que soit le nombre d’élèves
• 1h de leçon pratique formation traditionnelle (véhicule ou simulateur) = 1h comptabilisée
• 1h de leçon pratique AAC = 1,2h comptabilisée automatiquement
• 1h de leçon pratique boîte auto (véhicule ou simulateur) = 1,4h comptabilisée automatiquement

Catégories A1 et A2 :

• 1h de leçon théorique = 1h comptabilisée, quel que soit le nombre d’élèves
• 1h de leçon pratique = 1h comptabilisée par élève

Les accompagnements à l’examen, toutes catégories de permis confondues, sont intégrés automatiquement dans le calcul des ETP, sans déclaration spécifique de la part de l’auto-école. La majoration des heures de formation (boîte automatique ou AAC) est également appliquée automatiquement par la DSR, à condition que le type de formation soit correctement renseigné sur la fiche élève.

Exemple : si un élève est déclaré en formation B traditionnelle, et que l’auto-école planifie une leçon de conduite en boîte automatique, cette heure sera enregistrée en B traditionnelle et ne bénéficiera d’aucune majoration.

Le calcul des ETP tient compte des plafonds suivants :

• 25 heures de formation théorique maximum par formateur et par mois (évaluations de départ, cours, rendez-vous pédagogiques,)
• 3 élèves maximum par leçon moto en circulation
• 6 élèves maximum par leçon moto en plateau

Les durées des leçons (théoriques, pratiques, simulateur) doivent respecter les seuils paramétrés dans RdvPermis, conformément aux règles de la DSR. Toute durée non conforme peut entraîner la non-prise en compte des heures dans le calcul des ETP.

Les durées minimales et maximales des différentes prestations :

Afin de fiabiliser la remontée des données, les éditeurs de logiciels de gestion proposent une connexion directe entre les plannings des auto-écoles et RdvPermis, via une API (Application Programming Interface).

Deux modes d’organisation sont possibles :

• Gestion centralisée : l’ensemble des élèves est rattaché à un seul compte RdvPermis ;
• Gestion décentralisée : les élèves sont répartis par bureau, chacun disposant de son propre compte RdvPermis.

Pour que les heures soient correctement transmises et prises en compte :

• le bureau doit être connecté à un compte RdvPermis,
• les formateurs doivent être déclarés dans RdvPermis,
• ils doivent avoir un bureau principal de renseigner,
• sur le logiciel de gestion, les formateurs doivent avoir un numéro d’autorisation d’enseigner valide (AXXXXXXXXXX) ou un numéro d’agrément ;
• il en est de même pour les simulateurs, ils doivent disposer d’un numéro d’autorisation (SXXXXXXXXXX) renseigné sur la fiche correspondante ;
• chaque élève doit être associé à un NEPH valide ;
• une demande ANTS doit être active pour l’élève dans la catégorie de permis concernée ;
• en cas d’utilisation d’un logiciel de gestion, le rapprochement des leçons doit être fait correctement, ainsi que celui des permis pour permettre la majoration des heures pratiques.

Une fois ces éléments correctement paramétrés, les heures remontent automatiquement vers RdvPermis et sont intégrées au calcul des ETP, conditionnant directement vos droits à réserver des places d’examen.

• NEPH absent ou incorrect sur la fiche élève ;
• Numéro d’autorisation à enseigner non renseigné pour un formateur ou un simulateur ;
• Problème de rapprochement des leçons ou des permis en cas d’utilisation d’un logiciel de gestion (ex. : EasySystème > Paramètres > Synchronisation) ;
• Déclaration du ou des formateurs sur RdvPermis (sur le ou les bureaux au(x)quel(s) il est rattaché) ;
• Bureau RdvPermis déconnecté (bail de connexion limité à 3 mois) ;
• Chevauchement d’horaires dans le planning d’un formateur (cf paragraphe ci-dessous).

Focus sur le chevauchement des heures moto

Pour les leçons moto, plusieurs élèves peuvent être déclarés simultanément à condition de respecter des règles strictes :

• soit les élèves sont rattachés à un même rendez-vous ;

• soit ils sont inscrits sur des rendez-vous distincts, à condition que les créneaux soient strictement identiques (même heure de début et même durée).

Exemples conformes :

• Un rendez-vous unique regroupant 3 élèves moto.
• Trois rendez-vous distincts, chacun avec 1 élève, débutant à 8 h et se terminant à 10 h.*

* Attention : dans ce second cas, les rendez-vous doivent être du même type de leçon. Lors de l’enregistrement des heures auprès de la DSR, chaque leçon doit être qualifiée par un type unique parmi les suivants : CIRCULATION, PLATEAU, SIMULATEUR (hors moto) ou THÉORIQUE.

Tout écart sur la typologie ou les horaires peut entraîner la non-prise en compte des heures dans le calcul des ETP.

RdvPermis est la plateforme officielle pour réserver une place à l’examen du permis de conduire.
Chaque établissement peut réserver des créneaux dans la limite de ses ETP, calculés automatiquement depuis 2024 sur la base des heures transmises via l’API Livret Numérique.
Pour simplifier et automatiser cette démarche, Otopilot a été intégré à notre écosystème. Cette solution permet une réservation optimisée des places d’examen, avec un gain de temps significatif, et est proposée à tarif préférentiel aux clients Elgeaweb.

La réservation des places d’examen du permis B s’effectue exclusivement de manière nominative via la plateforme RdvPermis. Chaque créneau doit être immédiatement attribué à un candidat disposant d’un dossier complet et conforme pour être réservé.
Le volume de places disponibles dépend directement du niveau d’ETP de l’établissement.

Depuis le 18 décembre, une nouvelle fonctionnalité très attendue est disponible sur RdvPermis et Otopilot : la réservation non nominative de places d’examen pour le permis A, pour l’épreuve plateau et pour la circulation. Cette évolution offre aux auto-écoles une plus grande flexibilité dans la gestion des plannings et permet d’anticiper plus facilement les besoins en créneaux d’examen, sans avoir à renseigner immédiatement le nom d’un candidat.

La réservation non nominative permet de bloquer des créneaux d’examen à l’avance sans les attribuer immédiatement à un élève.
Vous pouvez ainsi :

• Constituer un stock de places d’examen pour le permis A
• Anticiper vos besoins selon vos prochaines inscriptions
• Optimiser votre organisation interne

L’affectation d’un candidat à une place réservée pourra être effectuée directement depuis Otopilot ou via la plateforme RdvPermis, dès que le dossier de l’élève sera prêt.

RdvPermis fixe une règle importante : toute place d’examen non nominative doit être associée à un candidat au plus tard 10 jours avant la date d’examen, faute de quoi elle sera automatiquement annulée.

Pour éviter la perte d’un créneau, il est donc indispensable de :

• Suivre régulièrement vos réservations non nominatives
• Affecter les candidats dans les délais, depuis Otopilot ou RdvPermis

Cette nouveauté représente un véritable gain pour la gestion du permis A :

• Meilleure anticipation des volumes d’examen
• Plus grande souplesse administrative
• Sécurisation des créneaux d’examen
• Moins de pression sur la constitution des dossiers des candidats

L’API du Livret Numérique constitue aujourd’hui un outil central du dispositif Rendez-vous Permis. En automatisant la remontée des heures de formation et en sécurisant le calcul des ETP, elle permet aux auto-écoles de bénéficier d’une répartition plus juste des places d’examen. Couplée à des solutions comme Otopilot, elle offre une gestion plus fluide, plus anticipée et pleinement conforme aux exigences réglementaires en vigueur.